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Die E-Rechnung (Verpflichtungen ab dem 01.01.2025)

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Die gesetzliche Grundlage wurde im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes gelegt.

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Ab dem 01.01.2025 tritt in Deutschland eine grundsätzliche Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen in Kraft. Der Gesetzgeber gibt dabei Anforderungen an die technische Ausgestaltung, den Umfang der Pflicht sowie verschiedene Zeitpunkte vor, zu denen Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnungen auszustellen haben. Mit dieser Information möchten wir Ihnen die wichtigsten Details erläutern.

1. Die E-Rechnung

Als E-Rechnung bezeichnet das Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Die E-Rechnung muss - sowohl nach Erstellung als auch nach Übermittlung und Empfang - eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsangaben ermöglichen.

Reine PDF-Dateien oder andere nicht strukturierte elektronische Formate, wie z.B. Word- (.docx), Excel- (.xlsx) oder Bilddateien (bspw. .tif oder .jpeg), erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Zwar können auch diese Dateien elektronisch erzeugt, übermittelt und empfangen werden, jedoch handelt es sich dabei nur um digitale, bildhafte Darstellungen von Rechnungen, die nicht elektronisch weiterverarbeitet werden können.

2. Zulässige Formate der E-Rechnung

Grundsätzlich existieren keine konkreten Technologievorgaben für die E-Rechnung. Somit kann das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger dem Grunde nach frei vereinbart werden

Inhaltlich muss das strukturiert elektronische Rechnungsformat ab dem 01.01.2025 jedoch der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm EN 16931) entsprechen

In Deutschland beruhen insbesondere zwei führende Rechnungsformate auf der Norm EN 16931, die sog. „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Beide Formate werden bereits angewendet.

XRechnung
Bei der XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) handelt es sich um ein im öffentlichen Auftragswesen bereits gängiges Rechnungsformat. Es besteht aus einer XML-Datei. Allerdings bedarf dieses Format einer zusätzlichen Software, um den Inhalt für das menschliche Auge lesbar zu machen

ZUGFeRD
Bei dem ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung in Deutschland) handelt es sich um ein sog. hybrides Rechnungsformat. Dieses Format ermöglicht die strukturierte Übermittlung der Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Sie besteht aus einer Bilddatei und einem strukturierten elektronischen Datenteil. 

3. Umfang der E-Rechnungspflicht

Als Unternehmer sind Sie zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn Sie Ihre Leistungen gegenüber einem anderen inländischen Unternehmer erbringen. Dies gilt auch, wenn Sie ein land- oder forstwirtschaftliches Unternehmen führen, umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer oder ein gemeinnütziger Verein sind. Als inländische Unternehmer sieht das Gesetz diejenigen an, die ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben. 

Für folgende Rechnungen brauchen Sie auch zukünftig keine E-Rechnung auszustellen:

  • Rechnungen über Leistungen, die nach den § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
  • Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro
  • Fahrausweise
  • Rechnungen an ausländische Unternehmer
  • Rechnungen an private Endverbraucher

4. Beginn der E-Rechnungspflicht

Grundsätzlich tritt die E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 in Kraft. Allerdings ist zu unterscheiden zwischen der Pflicht, eine Rechnung zu empfangen, und der Pflicht, eine Rechnung auszustellen.

4.1 Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025. Der bis dahin existierende gesetzliche Vorrang der Papierrechnung entfällt. Ebenso entfällt das Zustimmungserfordernis zum Erhalt von E-Rechnungen. Mit anderen Worten: Ab dem 01.01.2025 können Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen zusenden, ohne dass Sie dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zustimmen. Ihren Vorsteuerabzug müssen Sie dann ausgehend von der erhaltenen E-Rechnung geltend machen. Sie haben keinen Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. 

Wichtig! Damit müssen auch Vermieter, Unternehmer, die steuerfreie Umsätze ausführen, wie z.B. Versicherungsmakler, Ärzte etc. und Betreiber von PV-Anlagen in der Lage sein, die E-Rechnung ab 01.01.2025 empfangen zu können.

 4.2 Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern beginnt grundsätzlich ebenfalls ab dem 01.01.2025

Aber: Das Gesetz sieht für Rechnungsaussteller Übergangsfristen vor:

Bis 31.12.2026

Bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturiert elektronischen Rechnungen abgerechnet werden. Hinweis: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich.

Erleichterung bis 31.12.2027

Bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturierten elektronischen Rechnungen (Hinweis: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich) abgerechnet werden, vorausgesetzt

  • der Umsatz des leistenden Unternehmens hat im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten.

Ab 01.01.2028

Ab 2028 sind Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, ausschließlich elektronisch auszustellen und zu übermitteln.


Besondere Übergangsfristen gelten bei öffentlichen Aufträgen von Kommunen!
Im öffentlichen Auftragswesen sind elektronische Rechnungen schon länger verpflichtend. Gerade im kommunalen Bereich gelten hier aber je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen.

Die Verpflichtung der Lieferanten, in einem strukturierten elektronischen Rechnungsformat i. S. der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu fakturieren, ist je nach Bundesland unterschiedlich ausgeprägt.

Nach unseren Recherchen (ohne Haftung!) beginnt die Verpflichtung zum Versand einer elektronischen Rechnung in Rheinland-Pfalz ab dem 01.04.2025.

Weiterführende Informationen sowie auch zur notwendigen Verpflichtung zur Registrierung und Nutzung des Zentralen E-Rechnungseingang RLP finden Sie unter folgendem Link:

https://e-rechnung.service.rlp.de

Sollten Sie solche Aufträge ausführen, erkundigen Sie sich rechtzeitig bei der jeweiligen Kommune über Ihre Verpflichtungen!

5. Archivierung von E-Rechnungen

E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit zehn Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Änderung an der E-Rechnung vorgenommen wurde. 

Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist darauf zu achten, dass diese in ihrem ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden. Diese Anforderungen sind insbesondere für den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung relevant. Die XML-Datei einer E-Rechnung darf auch während des Archivierungsprozesses nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden. Denn die maschinelle Verarbeitung und Auswertbarkeit der E-Rechnung muss für die Finanzverwaltung auch während der Aufbewahrungsfrist möglich sein. 

Hinweis: Denken Sie an eine „doppelte“ Sicherung der Daten, damit Sie im Falle eines nicht reparablen Schadens Ihrer Hardware, auf den Bestand dennoch einen Zugriff für die Finanzverwaltung gewähren können!

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Wirtschafts-Identifikationsnummern

Zur eindeutigen Identifizierung wird jedem wirtschaftlich Tätigen durch das Bundeszentralamt für Steuern die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) stufenweise ohne Antragstellung ab November des Jahres 2024 zugeteilt.

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Bei jedem wirtschaftlich Tätigen (§ 139a Absatz 3 AO) wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer für jede einzelne seiner wirtschaftlichen Tätigkeiten, jeden seiner Betriebe sowie für jede seiner Betriebstätten um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt, so dass die Tätigkeiten, Betriebe und Betriebstätten des wirtschaftlich Tätigen im Besteuerungsverfahren eindeutig identifiziert werden können.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer besteht aus den Buchstaben 'DE' und 9 Ziffern und entspricht damit in ihrer Form der USt-Identifikationsnummer. Der ersten wirtschaftlichen Tätigkeit des wirtschaftlich Tätigen, seinem ersten Betrieb oder seiner ersten Betriebstätte wird vom Bundeszentralamt für Steuern hierbei das Unterscheidungsmerkmal 00001 zugeordnet. Jeder weiteren wirtschaftlichen Tätigkeit, jedem weiteren Betrieb sowie jeder weiteren Betriebstätte des wirtschaftlich Tätigen ordnet das Bundeszentralamt für Steuern auf Anforderung der zuständigen Finanzbehörde fortlaufend ein eigenes Unterscheidungsmerkmal zu. Das Bundeszentralamt für Steuern speichert zu den einzelnen wirtschaftlichen Tätigkeiten, den einzelnen Betrieben sowie den einzelnen Betriebstätten des wirtschaftlich Tätigen die im Gesetz abschließend aufgeführten Daten.

Abhängig davon, ob es sich um eine wirtschaftlich tätige natürliche Person, eine juristische Person oder eine Personenvereinigung handelt, ergibt sich ein unterschiedlicher Umfang an zu speichernden Daten. 

Durch die Speicherung von verbundenen Unternehmen, die zu einem wirtschaftlich Tätigen gehörenden, wird es den Finanzbehörden erleichtert, Unternehmensverbünde nachzuvollziehen und daraus die zutreffenden steuerlichen Konsequenzen abzuleiten. Mit dem Personengesellschafts-Modernisierungsgesetz wurde außerdem die Möglichkeit geschaffen, dass sich rechtsfähige Personengesellschaften in das neue Gesellschaftsregister eintragen lassen können.

Hinweis: Die Wirtschafts-Identifikationsnummern werden ab dem 30.09.2024 verschickt.

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Reform der Kleinunternehmerregelung ab 2025

Mit dem Jahressteuergesetzt 2024 wurde die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetzt umfangreich reformiert. Die Regelungen gelten ab dem 01.01.2025.

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Die nationale Kleinunternehmereigenschaft liegt vor, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 EUR betragen hat. 

Im laufenden Jahr bleibt die Kleinunternehmereigenschaft bestehen, bis der Gesamtumsatz 100.000 EUR überschreitet. 

Ein unterjähriger Wechsel von der Kleinunternehmerbesteuerung zur Regelbesteuerung ist möglich. Für grenzüberschreitende Sachverhalte innerhalb der EU wird ein besonderes Meldeverfahren in § 19a UStG eingeführt. 

Kleinunternehmer sind ab 2025 grundsätzlich nicht mehr verpflichtet, Voranmeldungen und Jahressteuererklärungen abzugeben, es sei denn, sie werden dazu aufgefordert. Es werden keine E-Rechnungen von Kleinunternehmern verlangt, jedoch müssen sie in der Lage sein, solche zu empfangen.

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Steuerbefreiung für kleine Photovoltaikanlagen

Ab 2025 wird die für die Anwendung der Steuerbefreiung gem. § 3 Nr. 72 Einkommensteuergesetz maximal zulässige Bruttoleistung von 30 kWp je Wohn- oder Gewerbeeinheit für alle Gebäudearten vereinheitlicht. 

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Bisher waren es bei bestimmten Gebäuden nur 15 kWp. Wie bisher darf die Bruttoleistung insgesamt höchstens 100 kWp pro Steuerpflichtigen oder Mitunternehmerschaft betragen.

Außerdem wird klargestellt, dass es sich bei der Steuerbefreiung um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag handelt.

Gilt erstmals für Anlagen, die nach dem 31.12.2024 angeschafft, in Betrieb genommen oder erweitert werden.

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Durchschnittsteuersatz für Land- und Forstwirte sinkt zum 06.12.2024 und 01.01.2025

Der Durchschnittssatz und die Vorsteuerpauschale für Land- und Forstwirte wurde für den verbleibenden Zeitraum des Jahres 2024 auf 8,4% abgesenkt (gilt ab dem 06.12.2024). Ab dem 01.01.2025 kommt es zu einer weiteren Absenkung auf 7,8%.


Täglich aktuell

Steuer-Nachrichten

13.06.2025 | Nachrichten Steuern
Die Länder haben die Pläne der Bundesregierung für ein steuerliches Investitionssofortprogramm zur Stärkung des Wirtschaftsstandorts Deutschland geprüft. In ihrer am 13.6.2025 beschlossenen Stellungnahme verweisen sie auf die erheblichen Steuerausfälle durch die geplanten Maßnahmen.Mehr zum Thema 'Bundesrat'...Mehr zum Thema 'Gesetzesänderung'...Mehr zum Thema 'Abschreibung'...Mehr zum Thema 'Elektromobilität'...
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13.06.2025 | Nachrichten Steuern
Kann eine vermögensverwaltende Personengesellschaft Zinsen für ein Darlehen, das ihr von ihrem Gesellschafter gewährt worden ist, als Werbungskosten bei ihren Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abziehen?Mehr zum Thema 'Personengesellschaft'...Mehr zum Thema 'Vermögensverwaltung'...Mehr zum Thema 'Darlehen'...Mehr zum Thema 'Gesellschafter'...
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13.06.2025 | Nachrichten Steuern
Die Finanzverwaltung hat infolge höchstrichterlicher Rechtsprechung beschlossen, den Vermerk zu vorläufigen Steuerfestsetzungen wegen anhängiger Musterverfahren zu ändern. Mehr zum Thema 'Vorläufigkeitsvermerk'...Mehr zum Thema 'Solidaritätszuschlag'...
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12.06.2025 | Nachrichten Steuern
Das Bundesland NRW und Fraunhofer IAIS erproben den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)  bei der Steuerfahndung.Mehr zum Thema 'Steuerfahndung'...Mehr zum Thema 'Künstliche Intelligenz (KI)'...
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12.06.2025 | Nachrichten Steuern
Mit KI schaltet die Digitalisierung der Steuerbranche einen Gang höher. Abläufe werden schneller, besser, effizienter. Doch wie wird KI heute in Steuerkanzleien konkret eingesetzt und was bedeutet das für die Steuerberater? Wir haben uns in der Branche umgehört und interessante Einblicke zusammengetragen.Mehr zum Thema 'Künstliche Intelligenz (KI)'...Mehr zum Thema 'Steuerberater'...Mehr zum Thema 'Steuerberatung'...Mehr zum Thema 'Kanzleimarketing'...Mehr zum Thema 'Kanzleiorganisation'...Mehr zum Thema 'Kanzleimanagement'...Mehr zum Thema 'Digitalisierung'...
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12.06.2025 | Nachrichten Steuern
Statthafte Klageart für die gerichtliche Geltendmachung eines gegen eine Behörde gerichteten Anspruchs aus Art. 15 Abs. 1 und Abs. 3 Satz 1 i.V.m. Art. 12 Abs. 5 Satz 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf Zurverfügungstellung einer Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten ist die Verpflichtungsklage. Damit gilt die in § 47 Abs. 1 FGO geregelte Klagefrist von einem Monat.Mehr zum Thema 'Datenschutz-Grundverordnung'...Mehr zum Thema 'Finanzgerichtsordnung'...Mehr zum Thema 'Klage'...
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12.06.2025 | Nachrichten Steuern
Am 12.6.2025 hat der BFH eine sog. V-Entscheidung zur Veröffentlichung freigegeben.Mehr zum Thema 'Bundesfinanzhof (BFH)'...Mehr zum Thema 'BFH-Urteile'...
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11.06.2025 | Nachrichten Steuern
Der BFH hat entschieden, dass bei der Zusammenfassung mehrerer BgA die Voraussetzungen des § 4 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 bis 3 KStG jeweils zwischen allen beteiligten BgA einzeln erfüllt sein müssen. Die Finanzverwaltung folgt dieser engen Auslegung nicht und hält an der bisherigen Verwaltungsauffassung fest.Mehr zum Thema 'Körperschaftsteuer'...Mehr zum Thema 'Bundesfinanzhof (BFH)'...Mehr zum Thema 'BMF-Schreiben'...
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11.06.2025 | Nachrichten Steuern
Die Finanzverwaltung äußert sich zur Bestätigung einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und ändert den UStAE.Mehr zum Thema 'Umsatzsteuer-Identifikationsnummer'...Mehr zum Thema 'Umsatzsteuer-Anwendungserlass'...
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11.06.2025 | Nachrichten Steuern
Der Koalitionsertrag von Union und SPD gibt als Ziel aus: bei Körperschaften und Personengesellschaften sukzessive auf die Selbstveranlagung umzustellen. Was dort fast beiläufig daherkommt, stellt einen Paradigmenwechsel dar. Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) blickt auf das Vorhaben mit Skepsis. Ein solche Verfahrensumstellung müsse ausgewogen und gut vorbereitet sein.Mehr zum Thema 'Kapitalgesellschaft'...Mehr zum Thema 'Personengesellschaft'...Mehr zum Thema 'Steuererklärung'...Mehr zum Thema 'Abgabenordnung'...
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11.06.2025 | Nachrichten Steuern
Im Rahmen der Schlussabrechnungen zur Überbrückungshilfe vertreten Bewilligungsstellen bundesweit zunehmend folgende Auffassung: Auch wenn ein Unternehmen im Förderzeitraum November 2020 bis Juni 2021 große Umsatzeinbußen hatte, scheide ein coronabedingter Umsatzeinbruch aus, wenn das Unternehmen insgesamt im Jahr 2021 den annähernd gleichen oder sogar einen höheren Umsatz als im Vergleichsjahr 2019 erzielte. Der Beitrag untersucht, ob diese Praxis rechtmäßig ist.Mehr zum Thema 'Coronavirus'...
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11.06.2025 | Nachrichten Steuern
Wird ein land- und forstwirtschaftlicher Betrieb gegen Versorgungsleistungen übertragen, ist strittig, ob der Mietwert der Altenteilerwohnung als Sonderausgaben abgezogen werden darf.Mehr zum Thema 'Sonderausgaben'...Mehr zum Thema 'Land- und Forstwirtschaft'...Mehr zum Thema 'Einkommensteuer'...
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10.06.2025 | Nachrichten Steuern
Die Abgabe von Schutzmasken durch eine Apotheke gemäß § 4 Abs. 1 der Coronavirus-Schutzmasken-Verordnung (SchutzmV) an anspruchsberechtigte Personen i. S. v. § 1 SchutzmV führte zu einer Lieferung an diese Personen, die gemäß § 5 Abs. 1 SchutzmV durch die an die Apotheken zu zahlende Pauschale als Drittentgelt vergütet wurde.Mehr zum Thema 'Umsatzsteuer'...Mehr zum Thema 'Entgelt'...Mehr zum Thema 'Zuschuss'...
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10.06.2025 | Nachrichten Steuern
Eine Methode zur Aufteilung eines einheitlichen Gesamtentgelts, die dazu führt, dass auf ein Produkt einer rabattierten Warenzusammenstellung ein anteiliger Verkaufspreis entfällt, der höher ist als der Einzelverkaufspreis, ist nicht sachgerecht.Mehr zum Thema 'Umsatzsteuer'...Mehr zum Thema 'Steuersatz'...
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06.06.2025 | Nachrichten Steuern
Die EU-Kommission arbeitet an der Weiterentwicklung des europäischen Mehrwertsteuersystems und hat Umsatzsteuerexperten dazu befragt. Der DStV sprach sich für ein allgemeines Reverse-Charge-Verfahren und eine Option bei der Umsatzbesteuerung von Bildungsleistungen aus.Mehr zum Thema 'Umsatzsteuer'...
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06.06.2025 | Nachrichten Steuern
Das BMF hatte sich zu einer Änderung der Nr. 48 Buchst. a der Anlage 2 zum UStG geäußert, wonach Holzhackschnitzel als Brennholz dem ermäßigten Steuersatz unterliegen. Das BMF hat das noch nicht im Bundessteuerblatt veröffentlichte Schreiben aber nun zurückgezogen. Mehr zum Thema 'Umsatzsteuer'...
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06.06.2025 | Nachrichten Steuern
Eine neue EU-Unternehmenskategorie soll die Lücke zwischen KMU und Großunternehmen schließen – mit konkreten Entlastungen bei Datenschutz, Berichtspflichten und Kapitalmarktzugang. Wer künftig als Small Mid-Cap gilt, könnte deutlich profitieren.Mehr zum Thema 'Recht'...Mehr zum Thema 'EU-Recht'...Mehr zum Thema 'Europäische Kommission'...Mehr zum Thema 'Unternehmen'...Mehr zum Thema 'Mittelständische Unternehmen'...
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Das BMF äußert sich zum Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten Pflege-Pflichtversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens ab 2026.Mehr zum Thema 'Datenaustausch'...Mehr zum Thema 'Arbeitgeber'...Mehr zum Thema 'ELStAM'...Mehr zum Thema 'Lohnsteuerabzug'...
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05.06.2025 | Nachrichten Steuern
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05.06.2025 | Nachrichten Steuern
Vermieter von Sondereigentum, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können in der Betriebskostenabrechnung für gewerbliche Mieter die Bruttobeträge aus der Jahresabrechnung übernehmen, wenn die GdWE nicht zur Umsatzsteuer optiert hat.Mehr zum Thema 'Betriebskostenabrechnung'...Mehr zum Thema 'Nebenkostenabrechnung'...Mehr zum Thema 'Betriebskosten'...Mehr zum Thema 'Umsatzsteuer'...Mehr zum Thema 'Mietrecht'...
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