Ab dem 01.01.2025 tritt in Deutschland eine grundsätzliche Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen in Kraft. Der Gesetzgeber gibt dabei Anforderungen an die technische Ausgestaltung, den Umfang der Pflicht sowie verschiedene Zeitpunkte vor, zu denen Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnungen auszustellen haben. Mit dieser Information möchten wir Ihnen die wichtigsten Details erläutern.

1. Die E-Rechnung
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Als E-Rechnung bezeichnet das Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Die E-Rechnung muss - sowohl nach Erstellung als auch nach Übermittlung und Empfang - eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsangaben ermöglichen.

Reine PDF-Dateien oder andere nicht strukturierte elektronische Formate, wie z.B. Word- (.docx), Excel- (.xlsx) oder Bilddateien (bspw. .tif oder .jpeg), erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Zwar können auch diese Dateien elektronisch erzeugt, übermittelt und empfangen werden, jedoch handelt es sich dabei nur um digitale, bildhafte Darstellungen von Rechnungen, die nicht elektronisch weiterverarbeitet werden können.

2. Zulässige Formate der E-Rechnung
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Grundsätzlich existieren keine konkreten Technologievorgaben für die E-Rechnung. Somit kann das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger dem Grunde nach frei vereinbart werden. 

Inhaltlich muss das strukturiert elektronische Rechnungsformat ab dem 01.01.2025 jedoch der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm EN 16931) entsprechen. 

In Deutschland beruhen insbesondere zwei führende Rechnungsformate auf der Norm EN 16931, die sog. „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Beide Formate werden bereits angewendet.

XRechnung
Bei der XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) handelt es sich um ein im öffentlichen Auftragswesen bereits gängiges Rechnungsformat. Es besteht aus einer XML-Datei. Allerdings bedarf dieses Format einer zusätzlichen Software, um den Inhalt für das menschliche Auge lesbar zu machen. 

ZUGFeRD
Bei dem ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung in Deutschland) handelt es sich um ein sog. hybrides Rechnungsformat. Dieses Format ermöglicht die strukturierte Übermittlung der Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Sie besteht aus einer Bilddatei und einem strukturierten elektronischen Datenteil. 

3. Umfang der E-Rechnungspflicht
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Als Unternehmer sind Sie zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn Sie Ihre Leistungen gegenüber einem anderen inländischen Unternehmer erbringen. Dies gilt auch, wenn Sie ein land- oder forstwirtschaftliches Unternehmen führen, umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer oder ein gemeinnütziger Verein sind. Als inländische Unternehmer sieht das Gesetz diejenigen an, die ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben. 

Für folgende Rechnungen brauchen Sie auch zukünftig keine E-Rechnung auszustellen:

• Rechnungen über Leistungen, die nach den § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
• Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro
• Fahrausweise
• Rechnungen an ausländische Unternehmer
• Rechnungen an private Endverbraucher
  
  

4. Beginn der E-Rechnungspflicht
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Grundsätzlich tritt die E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 in Kraft. Allerdings ist zu unterscheiden zwischen der Pflicht, eine Rechnung zu empfangen, und der Pflicht, eine Rechnung auszustellen.

4.1 Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen
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Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025. Der bis dahin existierende gesetzliche Vorrang der Papierrechnung entfällt. Ebenso entfällt das Zustimmungserfordernis zum Erhalt von E-Rechnungen. Mit anderen Worten: Ab dem 01.01.2025 können Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen zusenden, ohne dass Sie dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zustimmen. Ihren Vorsteuerabzug müssen Sie dann ausgehend von der erhaltenen E-Rechnung geltend machen. Sie haben keinen Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung. 

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. 

Wichtig! Damit müssen auch Vermieter, Unternehmer, die steuerfreie Umsätze ausführen, wie z.B. Versicherungsmakler, Ärzte etc. und Betreiber von PV-Anlagen in der Lage sein, die E-Rechnung ab 01.01.2025 empfangen zu können.

 4.2 Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen
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Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern beginnt grundsätzlich ebenfalls ab dem 01.01.2025. 

Aber: Das Gesetz sieht für Rechnungsaussteller Übergangsfristen vor:

Besondere Übergangsfristen gelten bei öffentlichen Aufträgen von Kommunen!
Im öffentlichen Auftragswesen sind elektronische Rechnungen schon länger verpflichtend. Gerade im kommunalen Bereich gelten hier aber je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen.

Die Verpflichtung der Lieferanten, in einem strukturierten elektronischen Rechnungsformat i. S. der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu fakturieren, ist je nach Bundesland unterschiedlich ausgeprägt.

Nach unseren Recherchen (ohne Haftung!) beginnt die Verpflichtung zum Versand einer elektronischen Rechnung in Rheinland-Pfalz ab dem 01.04.2025.

Weiterführende Informationen sowie auch zur notwendigen Verpflichtung zur Registrierung und Nutzung des Zentralen E-Rechnungseingang RLP finden Sie unter folgendem Link:

https://e-rechnung.service.rlp.de

Sollten Sie solche Aufträge ausführen, erkundigen Sie sich rechtzeitig bei der jeweiligen Kommune über Ihre Verpflichtungen!
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5. Archivierung von E-Rechnungen
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E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit zehn Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Änderung an der E-Rechnung vorgenommen wurde. 

Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist darauf zu achten, dass diese in ihrem ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden. Diese Anforderungen sind insbesondere für den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung relevant. Die XML-Datei einer E-Rechnung darf auch während des Archivierungsprozesses nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden. Denn die maschinelle Verarbeitung und Auswertbarkeit der E-Rechnung muss für die Finanzverwaltung auch während der Aufbewahrungsfrist möglich sein. 

Hinweis: Denken Sie an eine „doppelte“ Sicherung der Daten, damit Sie im Falle eines nicht reparablen Schadens Ihrer Hardware, auf den Bestand dennoch einen Zugriff für die Finanzverwaltung gewähren können!

Bei jedem wirtschaftlich Tätigen (§ 139a Absatz 3 AO) wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer für jede einzelne seiner wirtschaftlichen Tätigkeiten, jeden seiner Betriebe sowie für jede seiner Betriebstätten um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt, so dass die Tätigkeiten, Betriebe und Betriebstätten des wirtschaftlich Tätigen im Besteuerungsverfahren eindeutig identifiziert werden können.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer besteht aus den Buchstaben 'DE' und 9 Ziffern und entspricht damit in ihrer Form der USt-Identifikationsnummer. Der ersten wirtschaftlichen Tätigkeit des wirtschaftlich Tätigen, seinem ersten Betrieb oder seiner ersten Betriebstätte wird vom Bundeszentralamt für Steuern hierbei das Unterscheidungsmerkmal 00001 zugeordnet. Jeder weiteren wirtschaftlichen Tätigkeit, jedem weiteren Betrieb sowie jeder weiteren Betriebstätte des wirtschaftlich Tätigen ordnet das Bundeszentralamt für Steuern auf Anforderung der zuständigen Finanzbehörde fortlaufend ein eigenes Unterscheidungsmerkmal zu. Das Bundeszentralamt für Steuern speichert zu den einzelnen wirtschaftlichen Tätigkeiten, den einzelnen Betrieben sowie den einzelnen Betriebstätten des wirtschaftlich Tätigen die im Gesetz abschließend aufgeführten Daten.

Abhängig davon, ob es sich um eine wirtschaftlich tätige natürliche Person, eine juristische Person oder eine Personenvereinigung handelt, ergibt sich ein unterschiedlicher Umfang an zu speichernden Daten. 

Durch die Speicherung von verbundenen Unternehmen, die zu einem wirtschaftlich Tätigen gehörenden, wird es den Finanzbehörden erleichtert, Unternehmensverbünde nachzuvollziehen und daraus die zutreffenden steuerlichen Konsequenzen abzuleiten. Mit dem Personengesellschafts-Modernisierungsgesetz wurde außerdem die Möglichkeit geschaffen, dass sich rechtsfähige Personengesellschaften in das neue Gesellschaftsregister eintragen lassen können.

Hinweis: Die Wirtschafts-Identifikationsnummern werden ab dem 30.09.2024 verschickt.

Die nationale Kleinunternehmereigenschaft liegt vor, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 EUR betragen hat. 

Im laufenden Jahr bleibt die Kleinunternehmereigenschaft bestehen, bis der Gesamtumsatz 100.000 EUR überschreitet. 

Ein unterjähriger Wechsel von der Kleinunternehmerbesteuerung zur Regelbesteuerung ist möglich. Für grenzüberschreitende Sachverhalte innerhalb der EU wird ein besonderes Meldeverfahren in § 19a UStG eingeführt. 

Kleinunternehmer sind ab 2025 grundsätzlich nicht mehr verpflichtet, Voranmeldungen und Jahressteuererklärungen abzugeben, es sei denn, sie werden dazu aufgefordert. Es werden keine E-Rechnungen von Kleinunternehmern verlangt, jedoch müssen sie in der Lage sein, solche zu empfangen.

Bisher waren es bei bestimmten Gebäuden nur 15 kWp. Wie bisher darf die Bruttoleistung insgesamt höchstens 100 kWp pro Steuerpflichtigen oder Mitunternehmerschaft betragen.

Außerdem wird klargestellt, dass es sich bei der Steuerbefreiung um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag handelt.

Gilt erstmals für Anlagen, die nach dem 31.12.2024 angeschafft, in Betrieb genommen oder erweitert werden.